Un article de Luc Caron, Pdg et consultant d’expérience
Le suivi d’une planification stratégique, un essentiel
Un jour, un excellent professeur en gestion m’a transmis un conseil très simple, mais important au terme de ma maîtrise en management, une phrase qui m’a marquée : « l’important en gestion, c’est le suivi ». Et maintenant, après plusieurs dizaines ou peut-être même des centaines de planifications stratégiques réalisées, cette phrase prend tout son sens!
Vous avez entamé ou êtes en train de terminer la rédaction de votre plan stratégique? Si tel est le cas, vous ne devez pas vous arrêter là.
Trop souvent, les organisations qui plongent dans une démarche ont tendance à ne pas faire de suivi systématique. N’oubliez pas que la réflexion stratégique est un processus continu et qu’un plan est appelé à évoluer, dans la mesure où il est suivi. À quoi bon investir temps, argent et ressources humaines si c’est pour se doter d’un plan qui prendra la poussière sur la tablette, ou dans une tablette (on est quand même en 2021!) ?
Pour éviter cette erreur et vous assurer de son succès, rassemblez les ingrédients d’un plan qui sera solide. Ce qui n’est pas donné à tout le monde. Outre l’analyse approfondie de l’environnement interne et externe de l’organisation, il faut impliquer toutes les parties prenantes, comme les employés, les clients, les partenaires, les administrateurs. N’hésitez pas non plus à vous entourer d’un professionnel qui apportera un regard externe et spécialisé. Il vous proposera un processus structuré vous permettant de concilier toutes ces facettes. Vous aurez alors plus de temps pour vaquer aux affaires courantes de l’organisation. Il pourra aussi vous confronter, avoir un effet miroir, et vous aider à mieux structurer et clarifier vos idées.
Des objectifs concrets et des orientations claires permettent un suivi plus efficace
Mener une réflexion, des analyses et consultations afin de brosser un diagnostic rigoureux de la situation et des enjeux auxquels vous devez faire face, prend un certain temps. C’est un processus rationnel et intuitif, qui implique beaucoup d’ouverture et d’accepter le doute. On ne peut pas aller plus vite que la chanson! C’est ainsi que pourra émerger une vision inspirante de l’avenir, de la cible à atteindre et des objectifs qui les soutiennent. Pour assurer un suivi efficace de ces objectifs, assurez-vous qu’ils soient « SMART » (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis).
Les orientations vont ensuite donner la direction dans laquelle vous souhaitez diriger votre organisation. Soyez concis dans leur formulation, allez droit au but afin qu’elles soient faciles à comprendre, à visualiser, à retenir et communiquer. Chacune des orientations peut s’appliquer à plusieurs axes d’intervention[1], qui eux comprennent des actions et projets à réaliser pour atteindre vos objectifs.
Le plan d’action, l’ultime outil de suivi
Pièce maîtresse du suivi de la planification stratégique, le plan d’action regroupe la liste des actions à engager pour réaliser la stratégie. Certaines actions sont plutôt simples ou de courte durée, alors que d’autres sont de grands chantiers qui vont mobiliser des équipes et des ressources importantes. Pour donner des résultats, vous devez impliquer vos équipes dès le début de la rédaction du plan d’action. Identifiez aussi une personne ou un équipe qui sera en charge de la stratégie. Cela permet de :
- mobiliser et responsabiliser les membres de l’équipe;
- vous assurer que les employés sont en accord avec les idées proposées;
- ou que vous n’avez pas oublié un aspect technique ou opérationnel important pour la mise en œuvre.
Définir des mesures de suivi s’avère une étape cruciale dans le succès de votre plan stratégique. On définit des indicateurs « KPI » (indicateurs de performance clés) qui feront partie du tableau de bord. Ils serviront à mesurer l’avancement des étapes du plan d’action. Ces étapes peuvent prendre de nombreuses formes, comme une tâche à réaliser ou un seuil à atteindre (revenus, nombre de membres, etc.). Certains indicateurs sont quantitatifs et mesurables et réfèrent à des résultats concrets. Alors que d’autres sont plus qualitatifs pour mesurer les efforts ou travaux effectués pour atteindre un résultat (degré estimé d’avancement d’une étape, par exemple).
Une bonne stratégie et un plan d’action ne devraient pas être coulés dans du béton
Nous suggérons d’organiser des rencontres de suivi systématiques sur une base mensuelle ou trimestrielle. Vous serez en mesure évaluer la progression, responsabiliser les équipes et ajuster le tir en cours de route. Selon la complexité de l’organisation, un plan des opérations viendra détailler durant l’année (mensuel ou hebdomadaire) les tâches qui découlent du plan stratégique. Les rencontres de suivi permettent de cerner plus facilement l’avancement, les bons coups et les moins bons et favorisent l’agilité pour corriger le tir, si nécessaire. De plus, une fois par année, on devrait se réunir dans le cadre d’un lac-à-l’épaule afin de mettre à jour et/ou réviser le plan stratégique ainsi que le plan d’action (plan des opérations) qui en découle. L’environnement d’affaires d’une organisation peut évoluer très rapidement et des surprises, bonnes ou mauvaises, peuvent survenir à tout moment.
La communication, pour se rappeler du plan au quotidien
Une fois votre plan stratégique complété, y compris votre plan d’action, vous devriez vous concentrer sur la communication de celui-ci. On vous suggère fortement de le présenter sous forme de sommaire exécutif (schématique). Ce dernier présentera de façon claire, imagée et succincte les grandes lignes stratégiques du plan (enjeux, vision, objectifs, orientations et axes). Idéalement, ce sommaire devrait pouvoir tenir sur une ou deux pages et être visuellement attrayant. Vous pourrez alors l’afficher dans vos bureaux et l’utiliser comme outil de promotions et d’informations pour vos partenaires. Ainsi, ils comprendront alors mieux la direction vers laquelle vous souhaitez aller. De plus, ce document constitue un outil essentiel de bonne gouvernance pour le conseil d’administration et la direction. Et vous l’aurez compris, le succès est proportionnel à l’importance du suivi de la planification stratégique!
N’hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d’une expertise externe en planification stratégique. Comme le dit le proverbe africain, seul on va plus vite, ensemble on va plus loin!
*Si vous êtes dans une situation de gestion d’un changement complexe, assurez-vous de réunir les conditions essentielles au changement. Autrement, vous risquez de créer de la confusion, anxiété, résistance, frustration ou un faux départ. On s’en reparle dans un autre billet!
[1] Une orientation indique la direction, alors qu’un axe constitue un pivot ou un domaine sur lequel les orientations gravitent.